数据库在行动

本报记者 胡诗云

    上海邮政在如何加快商业信函发展的问题上始终认为，邮政有一个完善的信息资源，但由于种种原因未被开发，发展商业信函业务，首先要建设好用户信息数据库，没有一个良好的数据库支撑，发展商业信函就是“无源之水，无本之木”。所谓“工欲善其事，必先利其器”。德国邮政有个庞大的地址数据库，数据库内容详细，是各家公司首选的服务单位；美国每年有4千万人搬家，邮局有220个信息中心及时更改名址。
    建立一个覆盖面广、分类明确、准确性高的名址数据库，对商业信函业务发展和参与市场竞争至关重要。上海市商业信函公司经理倪和平认为，有信息才有商函，邮政信息数据库是发展邮政新业务的重要基础，是邮政产业信息化的雏形和无形的固定资产。在维护原有名址信息的基础上，上海邮政根据国家和上海市工商管理部门“对有名址的邮寄广告和无名址派发邮政专送广告，要先征得消费者个人书面同意”的有关精神，对征集邮政商函、广告名址活动进行筹划创意，并下发征集册进行全网征集工作。通过近半年的策划征集，上海局上海商业信函公司共征集到了149万条个人名址信息，并建立了147万户家庭个人信息库。
    在为大客户制作商函业务中，牢固树立客户第一、互惠互利的观念，处处为客户着想，使客户与邮政的合作能够得到利益，达到“合作双赢”。如美国强生公司、上海通用汽车公司、大众汽车公司委托邮政进行企业形象策划，为其制作明信片投送客户，上海邮政抓住这一契机，在满足对方要求的同时，也为自己研究分析市场，掌握用户动态，积累了资源。同时，通过提供的信息资料，包括单位名称、通信地址、电话号码、经营范围等，引导用户使用商业信函业务。
    在建立完善数据库工作中，上海局在广泛调查研究的基础上，以“高起点、大容量、快速便捷”为原则，抽调专门力量，成立数据库小组，由广告商函局领导亲自挂帅，着手开发、完善准确、实用、覆盖面广的数据库信息系统。在采集名址信息中，上海邮政一是利用投递队伍，在相关投递段内组织人员采集企事业数据信息和个人数据信息；二是利用邮资明信片、回音卡开展用邮质量反馈有奖活动，征集个人数据信息；三是通过邮政网站进行企事业单位和个人数据信息收集。这些措施扩大了邮政商函业务以及邮政数据信息库的知名度，为商函业务大规模发展奠定了基础。
    上海邮政在加快数据库建设的同时，还注重对已建立的数据库进行分类，将现有的数据信息分为企事业数据库和个人数据库，两个库的信息条目分为两部分：基础信息和专业信息。其中，基础信息主要是邮政通信中实际应用的名址信息，专业信息主要是具有实际商用价值的信息。通过建立标准条目，便于邮政部门满足不同用户的需求。上海局在加大硬件投入的同时，还注重对软件的投入，比如花钱购买部分数据，以充实自身数据库。
    对于数据库，上海局建设和维护同步。目前有4名专业人员，负责数据库日常的维护工作，以确保数据库的权威性、新颖性和实效性。数据库维护就是对时刻处于变化之中的数据信息进行同步的修改、更正、删除和增加，以保证数据的准确、新鲜、丰富，并从数据采集、建库的同时，就持续、不间断、自始至终地进行。通过建设完善数据库，既可以用来发展商业信函业务，又提高了商业信函投递的准确率，避免了用户因错寄而浪费邮费情况的发生。
    通过各种措施，上海邮政目前已采集整理数据信息1千多万条。经日常的不断维护与完善，为今后商函的发展奠定了坚实的基础。