怎样管理好业务档案
——内蒙古区局的管理细则
编者的话
邮件业务档案管理是通信质量管理的一项基本内容，直接关系到查验服务水平的高低。根据《国内邮件处理规则》第２８７条规定，档案管理细则由各省（区、市）本着利于管理、便于查验的原则自行制定。去年３月新的《国内邮件处理规则》实施以来，根据各局上报的查验积案情况，部分局在业务档案管理方面乏章可循，在一定程度上影响了查验质量。内蒙古自治区邮政局按照国家邮政局的要求，编写印制了《内蒙古自治区邮件处理规则细则》，其中档案管理部分内容翔实，操作流程规范，处理手续齐备，为有效、准确、迅速地完成查验工作打下了坚实的基础。现将其主要内容介绍给大家，以供参考借鉴。
一、业务档案寄送
１．邮政业务档案寄送时间按业务性质和处理手续，分为按日班次和按月两类。
２．按日班次寄送的档案，应按照下列规定填制平衡合拢表，按时寄送档案室：①营业封发的进出口邮件档案，应填制给据邮件日结平衡合拢表，随同相关档案在次日寄送档案室。②转运和押运的进出口邮件档案，应分别填制转运邮件收发结算单邮１３０７和押运邮件收发登记表邮１３０８，随同相关档案在次日和回局后寄送档案室。③邮运的进出口邮件档案，应按车次填制“押运邮件合拢登记表”，随同相关档案在次日寄送档案室。④按址投递的进出口邮件档案，应填制进口给据邮件平衡合拢交接登记簿邮１４２９，随同相关档案在次日送档案室。
３．按月寄送的档案，应按规定期限填制档案寄送清单及时寄送档案室。包括：邮购、广告、直递礼仪业务档案。其中窗口投交国内、国际邮件接收登记簿，进口汇票登记簿，在寄送前尚未投出的邮件和尚未兑付的汇票，应移转下月登记簿内，并在原登记簿的投递或兑付日期栏内批注“转下月”字样。
二、业务档案整理
各生产单位在寄送档案前应按下列规定整理，由生产单位负责人或质量检查员检查后以挂号方式寄送：
１．营业收寄、局内投交档案：依照“平衡表”所列项目，分别按邮件种类、单据号码顺序依次整理装订。
２．封发档案：依照“平衡表”所列车次，分进出口，按邮件路单顺序排列各种邮件清单。对汇封袋套的，将封入袋套内的相关清单，依次排放在总清单下面，以利挑对。
３．转运档案：依照“转运邮件收发结算单”所列项目，分别按“转运邮件收发登记表”邮１３０６上的进出口和交接班次顺序整理。
４．押运档案：依照“押运邮件收发登记表”所列车次，分别按进出口和交接站次顺序整理。
５．邮运档案：依照“邮运汽车邮路启封行车排单”所列车次，“押运邮件合拢登记表”分别按进出口交接站次顺序整理。
６．投递档案：按址投递档案依照“进口给据邮件平衡合拢交接登记簿”所列项目，分别按班次、投递段顺序整理。
７．分支机构和实行兼职作业的生产单位，可按照上述方法合并整理，综合装订。
８．按日寄送的档案，以“平衡表”的连续号码及所附单据张数进行核对接收，不另填制交接单。按月寄送的档案由生产单位经办人整理装订；汇兑业务档案由汇检员分局所按日期顺序整理装订；并填制“档案寄送清单”一式二份，一份留底，一份随档案寄出。直接送交档案室的由档案接收人在底页上签章。（上）（张钦）