怎样管理好业务档案
——内蒙古区局的管理细则
（接上期）三、业务档案接收与检查
档案室收到生产单位寄送的档案应按下列规定处理：１．按日班次寄送的档案，应对给据邮件日结平衡表的号码是否衔接，所附单据数及乡邮排单数是否相符，有无班组、支局长或检查人员名章等内容进行核对，核对无误后在平衡表上盖章。２．按月寄送的档案，应按照档案寄送清单进行核对，验看档案封皮所列名称、号码和经办人员名章是否齐全，理订是否合乎要求，无误后在档案寄送清单上盖章。３．乡邮排单按日汇总送交农村邮政检查员。
对各生产单位寄送的档案，档案室应按照规定对内容、数量进行检查，检查过的档案要有标志。
档案室在检查中发现的问题和差错，应登记邮政通信质量登记表。每月终了将各生产单位的当月通信质量情况和平衡合拢率用百分比计算汇总后印发质量通报，充分发挥档案室对邮政通信业务的事后监督和指导生产的作用。
四、业务档案理订
１．营业档案：收寄档案应分邮件种类，按收寄号码顺序理订。局内投交档案应分邮件种类，按投递日期顺序理订。各类邮件投交登记簿按月或按季根据接收日期顺序理订。营业收寄和局内投交档案也可依照日结平衡表所列节目，按日期顺序理订。
２．分拣封发档案：各类出口单据，对编连续号码的应分类按接收局顺序号理订。有困难的也可依照日结平衡表所列节目，按日按班次顺序理订，但必须另立出口清单登记簿，按接收局分类按单据号码顺序登记也可采取挑流水号办法，如发现越号、重号、缩号的应通知相关生产单位纠正，并验知接收局。对“非专号”的应当另行整理，按发出日期顺序理订。
各类进口单据，对编连续号码的应分类按封发局顺序号理订。有困难的也可依照日结平衡表所列节目，按日按班次顺序理订，但必须另立进口清单登记簿，按封发局分类、按单据号码顺序登记也可采取挑流水号办法，遇到号码不连续时应验知相关封发局查明原因。对“非专号”的应当另行整理，按收到日期顺序理订。
３．转运档案：附转运邮件收发结算单，逐日按班次理订。
４．押运档案：附押运邮件收发登记表，按进出口分类，再根据站次交换邮件局站顺序按日、按班次理订。
５．邮运档案：按“邮运汽车邮路启封行车排单”和“押运邮件合拢登记表”分别按进出口交接站次顺序理订。
６．投递档案：按址投递档案，附进口给据邮件平衡合拢交接登记簿，按日期、班次、投递段顺序理订。
７．邮购、广告、直递、礼仪档案：按相关凭证计费收据号码顺序及日报单整理按日装订。业务档案室按凭证、日报单进行稽核资费，并按月与计财部门对账。
８．档案的厚度一般以４～５厘米为宜。分类按局顺序号理订的，可以按月、季、年装订，也可以按每５０号或１００号装订。理订的档案要整齐牢固，防止浮夹脱落、混串日期或装订线太深压住档案项目而影响查阅。
９．为便于查找和保管，各类档案装订后应在封面上加注内装单据种类、张数、起止号码、起止日期等节目，由装订人盖章然后加装档案卷皮或档案盒，并在卷头处注明档案卷号、局名、起止日期、起止号码、年度等项目于年终依式登记邮政业务档案目录。
１０．装订成册的档案应分年度、局名、卷号顺序排列在固定架格上。档案室必须设置专架专柜，在专室内存放档案室内应保持清洁干燥，注意防火，严防潮湿、鼠咬、虫伤。各类业务档案不准散放或装在麻袋等不易取出的容器内，以保证档案完整和便于查阅。（下）（张钦）